アラサー会社員が考える”議事録で大切なこと”
「議事録の正解って何？」「何を書いたら良い議事録なの？」
そう思ったことはありませんか？
私は、会社員としていろんな議事録を書いています。
なんとなく自分なりのやり方で書いてきて、ふと
「果たして自分の書く議事録は正しいのか？」 「改善の余地はないのか？」
と考えるようになりました。
今回は、文章作成のプロである先達たちの発信を参考にして、
私が考えた ”議事録で大切なこと” をお話します！
ビジネス書籍で言われている「議事録の書き方」
今回、議事録の書き方を考えるにあたり、以下の書籍２冊を参考にしました。
”文章力＝（イコール）年収”
とてもキャッチ―でインパクトのある言葉ですよね！
「コンサル一年目が学ぶこと」の中でも、”議事録作成は、文書作成の基本中の基本である” と書かれています。
"文章を書く" という点に注目し、簡単に自分なりの解釈をまとめます。
議事録の役割、目的
・決定事項を関係者に流し、確認を取る
・議事録とは、発言の記録ではなく、決定事項を簡潔に書く
議事録に盛り込む項目
日時、場所、参加者、本日のアジェンダ、論点・議題、の他に
以下の項目を盛り込むことが大事。
・決まったこと
・決まらなかったこと（次に持ち越したこと）
・確認が必要なこと
・次回に向けてのToDo（誰がいつまでに）
これらの項目を踏まえて、簡潔に書く、構造化してまとめる、ことが重要である。
ビジネス文章は、「総論」「各論」「結論」の３部で構成される。
大きな話から小さい話をしていく ”概論から各論” の法則に従い、
構造化された文章にする必要がある。
そもそもビジネス文章とは、情報を得るために仕方なく読むものであって、
本当は読みたくないもの。
以上のようなことを書籍から学びました。
本題とはそれますが、本ブログは、ビジネス文書と小説の中間あたりの表現になるように意識して、書いています。
情報を得るために仕方なく読むのではなく、
感情が動く体験をするために読みたいと思える
文章にしたいですね！
日本人のビジネス文章の99%は正しく書かれていない、といいます。
だからこそ、基本である議事録の書き方を勉強する必要があるなと感じました。
議事録を見直そうと思ったきっかけ
議事録の書き方を考えようと思ったきっかけは、
新入社員が書いた議事録をフィードバックしたことです。
内容が間違っているとか、日本語がおかしいとか、
自分主観でこう直したほうがいい、という思いはありました。
しかし、自分の指摘が正しい指摘なのか、
根拠に基づいたフィードバックができなかったのです。
人を指導して初めて気づくことがありました。
私の経験としても、議事録の内容はともかく、書き方について誰かからフィードバックされたことはありませんでした。
ただ先輩が書いた書き方を真似て、その通りに書いていただけです。
この仕事の議事録はこう書く、というように、決まったフォーマットで書き続けている方もいるのではないでしょうか。
当記事を読んでいただいたあなたにも、議事録の書き方を考えてみるきっかけになればと思います。
これまで書いた議事録
これまで私が書いてきた議事録を振り返って、ちゃんと書けてるかなと考えてみました。
ここでは、どういう目的で、どういう意図をもって、書いてきたかを簡単に紹介します。
個別の状況では異なってはいきますが、大きく「社内向け」と「社外向け」の二つにわけました。
社内向け議事録（自社内のみ）
■用途：自社内の関係者のみに展開し、共有する
■自分なりの工夫：会議に参加できなった人が、一目見てどんな会議だったのかがわかる内容を盛り込む。会議資料にない発言を記録する。
■書いた内容１：概要（ひとつのトピックを要約したもの）
■書いた内容２：質疑応答の発言録を記録
例）Aさん：C社の製品を●円で調達できるよう、どんな交渉をしたのか？
Bさん：数年後に継続案件で●円の利益が見込まれることをアピールした。
社外向け議事録（お客様、他業者へ共有）
■用途：社外の関係者に展開し、共有する
■自分なりの工夫：読み手が勘違いしない文章にするため、主語をはっきり記載する。
■書いた内容１：質疑応答の発言録を記録
■書いた内容２：関係者の宿題事項
こうして振り返ってみて、最低限書けていたのは次の２点でした。
・決まったこと
・次回に向けてのToDo
しかし、次回に向けてのToDoが抽象的になっているものがありました。
誰が、いつまでに、何をやるか、できたかどうか検証できるか、
どこまでやるか（具体的な数字で）、責任者は誰か、という点で
具体的になっていない、というものです。
「○○について確認する」で終わっていたのです。
次回の会議で、誰かができているかどうかチェックするならまだしも、曖昧なまま流されていることもありました。
どんな話をしたのかを記録することは大事ですが、
なによりも次のアクションを起こさないことには意味がないですよね。
他人が書いた議事録を見てみるのも、勉強になります！
【結論】私が考える大切なこと
結論、私は "具体的なアクションプランを書くこと” が議事録作成において大切だと考えます。
私は最近になって、ようやく文章を作成することを学び始めました。
書き方がわかったからと言って、その瞬間からめちゃめちゃわかりやすい文章が書けるわけではありません。
ただ、具体的なアクションプランを書くことは、今日からできることです。
議事録がただの記録メモで終わらないように、面倒くさいに逃げないように、
基本に立ち返って、良い議事録を作ることをやっていきたいと思います。
目標として、１年後に議事録の達人になることを目指します。
「君の議事録、わかりやすいよなー」と誰か一人から言われれば、達人に近づけたと言えるのではないでしょうか。
後まで読んでいただき、ありがとうございました。
本記事をきっかけに、あなたなりの議事録で大切にしたいことを見つけてもらえれば嬉しいです！
東京から地方への急な転勤で人生の挫折を味わい、自分の人生を見つめ直したことで、たくさんの気づきがありました。
前向きに生きる勇気をお伝えしていきます！